La modalità di conservazione (cartacea o digitale) delle fatture elettroniche è strettamente connessa all’obbligatorietà o meno dell’emissione delle stesse.
Dal 1° luglio 2018 è obbligatoria l’emissione della fattura elettronica per gli acquisti effettuati all’ingrosso di carburante e per gli acquisti derivanti da contratti di subappalto di opere pubbliche, mentre risulta facoltativa la fattura elettronica emessa dai distributori stradali relativamente a contratti di netting o da tutti gli altri fornitori che intendono adottarla.
Alla luce di quanto sopra premesso, si specifica che in caso di fattura elettronica emessa su base obbligatoria è necessario che anche la conservazione della stessa avvenga in modalità dematerializzata. La conservazione può avvenire tramite il servizio gratuito fornito dall’Agenzia delle Entrate oppure tramite conservazione sostitutiva, anche nei formati PDF, JPG, TXT a condizione che le fatture siano conservate in formati non modificabili, integrali, autentici e leggibili. È inoltre necessario che ne sia garantita l’omogeneità, per cui tutte le fatture dovranno essere conservate con il medesimo formato ed essere salvate con gli stessi criteri.
Per usufruire del sistema gratuito è necessario aderire all’accordo di servizio presente sull’area riservata sul sito dell’Agenzia delle Entrate direttamente dalla propria area riservata o conferendo incarico ad un intermediario abilitato.
Nel caso invece di fattura elettronica emessa su base volontaria, la conservazione può avvenire attraverso i canali tradizionali mediante la materializzazione del documento su carta e la sua diretta conservazione analogica. Infatti, l’acquirente può decidere di non accettare la fattura elettronica, richiedendo l’invio della fattura in formato cartaceo o digitale.
Resta inteso che anche qualora la fattura elettronica sia emessa su base volontaria o qualora la fattura sia ricevuta in modalità tradizionale (non elettronica) è sempre possibile archiviare la documentazione mediante conservazione sostitutiva come sopra meglio specificato.
